Política de privacidad

Aquí contamos qué datos tratamos en MailAssist, para qué, con quién los compartimos y cuánto tiempo los guardamos. Describimos lo que hace hoy el servicio, que está en beta cerrada.

1. Responsable del tratamiento

Responsable: Joan Ribas, persona física que opera con la marca SoftwaLabs. MailAssist es uno de sus productos.

NIF: 47100248C

Correo de privacidad: info@mailassist.app

El resto de datos del titular están en el aviso legal. Tratamos los datos conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

2. Qué datos tratamos y para qué

Si te apuntas a la lista de espera de la beta

Guardamos tu correo, tu nombre (si lo escribes), la fecha, tu dirección IP y el identificador de tu navegador. Los usamos para escribirte cuando se abra tu plaza. Nada más apuntarte, te llega un correo de confirmación.

Base legal: tu consentimiento, que das al marcar la casilla del formulario. Puedes retirarlo cuando quieras escribiéndonos.

Si nos escribes por el formulario de contacto

Guardamos tu nombre, tu correo, el asunto, el mensaje, tu dirección IP y el identificador de tu navegador, para poder contestarte.

Base legal: atender la petición que nos haces.

En los dos casos, y también cuando se crea una cuenta nueva, nos llega un aviso por Telegram con el nombre, el correo y el mensaje (apartado 4), y nuestra IA lo resume y puede preparar un borrador de respuesta.

Si tienes una cuenta

Tu cuenta: nombre, correo, empresa (si la das), plan, fecha de alta, último acceso y tus ajustes. De tu contraseña no guardamos el texto, sino una huella (Argon2id) que no permite recuperarla.

Tus buzones: la dirección, los servidores de entrada y de salida (IMAP y SMTP), la contraseña del buzón y los datos que escribas para las respuestas: nombre, empresa, cargo, firma, tono e indicaciones.

Tus correos: de cada correo que MailAssist lee en tus buzones guardamos el remitente (nombre y dirección), el destinatario, la dirección de respuesta, el asunto, la fecha y el texto completo. Guardamos también lo que genera el servicio: la clasificación, un resumen, la importancia, las traducciones, el borrador de respuesta y la respuesta que se envía. Los adjuntos no se guardan.

Lo que configuras: tu base de conocimiento (también lo que importes de una web), las plantillas de respuesta y las normas.

Telegram, si lo conectas: el identificador de tu chat y qué mensaje de Telegram corresponde a cada correo, para poder actualizar los avisos.

El asistente del panel: lo que le preguntas se envía a la IA para contestarte. Si el asistente pasa tu consulta a una persona, guardamos el principio de tu mensaje y nos llega un aviso.

Para qué: prestarte el servicio: leer tus buzones, clasificar, resumir y traducir los correos, preparar borradores, enviar las respuestas que apruebes (o las automáticas que tú configures) y avisarte.

Base legal: el contrato que aceptas al crear la cuenta (los términos de uso).

Para proteger el servicio

Anotamos cada intento de acceso (correo, IP y si salió bien) y algunas acciones de las cuentas con la IP desde la que se hacen, para frenar abusos y poder investigar problemas.

Los formularios (lista de espera, contacto, registro y acceso) llevan el captcha SoftwaCAP. Para comprobar que no eres un robot, recibe tu IP, datos técnicos de tu navegador (tipo, idioma, tamaño de pantalla y zona horaria) y cómo usas la casilla.

Base legal: nuestro interés legítimo en proteger el servicio y a quienes lo usan.

Datos de otras personas en tus correos

Los correos de tus buzones contienen datos de otras personas. Sobre esos datos decides tú: MailAssist los trata por encargo tuyo y solo para prestarte el servicio. Si conectas un buzón, tienes que poder usar esos datos así.

3. La inteligencia artificial

La IA que lee y resume los correos, prepara los borradores y contesta en el asistente es propia de SoftwaLabs (api.softwalabs.com) y funciona en equipos de SoftwaLabs. MailAssist no envía tus datos a la IA de ninguna otra empresa: solo tiene configurado este proveedor, sin respaldo en otros.

A la IA le llegan el asunto, el remitente y el texto de cada correo, junto con los datos del buzón y la parte de tu base de conocimiento que haga falta para responder. La API de la IA solo anota cuánto texto ha procesado y cuánto ha tardado, no el contenido. Con tus correos no se entrena ningún modelo.

4. Con quién compartimos datos

No vendemos datos ni los usamos para publicidad. Además de nosotros, solo los tratan:

Hostinger International Ltd. (Unión Europea): aloja la web y la base de datos, y da el correo de mailassist.app, desde el que te escribimos.

Cloudflare, Inc. (Estados Unidos): por su red viaja la conexión entre la API de la IA y los equipos donde funciona.

Telegram (fuera de la Unión Europea): si conectas tu Telegram para recibir los avisos, le llegan el remitente, el asunto, un resumen y el borrador de cada correo del que te avisamos, y el texto completo si lo pides desde el aviso. Además, a nosotros nos llegan por Telegram los avisos de la lista de espera, del formulario de contacto y de las cuentas nuevas, con el nombre, el correo y el mensaje.

Ahrefs Web Analytics: cuenta las visitas de forma agregada, sin cookies y sin guardar datos personales ni la dirección IP.

Microsoft Clarity: lo usamos para ver cómo se navega por la web, con mapas de calor y grabaciones anónimas. Los formularios y los datos personales salen ocultos. En esta web Clarity no guarda cookies.

Tu proveedor de correo: MailAssist se conecta a los servidores que indicas para leer tus correos y enviar tus respuestas.

Autoridades: solo si una ley nos obliga.

La IA y el captcha SoftwaCAP son servicios de SoftwaLabs, del mismo titular: no son terceros.

5. Transferencias fuera de la Unión Europea

Cloudflare: es una empresa de Estados Unidos adherida al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., que la Comisión Europea reconoce como garantía adecuada.

Telegram: no está en la Unión Europea ni en un país con una decisión de adecuación, y no tenemos con Telegram un contrato de encargo. Si conectas tu Telegram, los avisos te llegan por ahí porque tú lo pides, para prestarte ese servicio (artículo 49.1.b del RGPD). Si no quieres esa transferencia, no lo conectes: los avisos te llegarán por correo.

6. Cuánto tiempo guardamos los datos

Hoy MailAssist no borra nada de forma automática. En concreto:

Tu cuenta y todo lo que contiene (buzones, correos, borradores y lo que configuras): mientras exista la cuenta. Los correos guardados no tienen un plazo de borrado automático.

Si quitas un buzón desde el panel, se borran con él los correos que guardábamos de ese buzón.

Si quieres borrar tu cuenta, escríbenos a info@mailassist.app: todavía no hay un botón en el panel para hacerlo.

Lista de espera y mensajes de contacto: hasta que nos pidas que los borremos.

Registros de acceso y de actividad: por ahora no se borran solos.

Telegram: los avisos que te enviamos se quedan en tu Telegram hasta que los borres tú.

Copias de seguridad: el alojamiento guarda copias; lo que se borra puede tardar en desaparecer de ellas.

7. Seguridad

La web funciona solo con conexión cifrada (HTTPS).

Las contraseñas de tus buzones se guardan cifradas (AES-256), con una clave que no está en el código ni en la base de datos.

Tu contraseña de acceso se guarda como huella (Argon2id), nunca en texto.

Se anotan los intentos de acceso a las cuentas.

Lo que no está cifrado: el contenido de los correos (texto, resúmenes, traducciones, borradores y respuestas) se guarda en la base de datos sin cifrar.

8. Tus derechos

Puedes pedirnos el acceso a tus datos, su rectificación, su supresión, su portabilidad, la limitación del tratamiento u oponerte a él, y retirar tu consentimiento de la lista de espera cuando quieras. Escríbenos a info@mailassist.app desde el correo de tu cuenta o el que usaste. Te contestaremos en el plazo que marca la ley: un mes, que puede ampliarse si la petición es compleja.

Si crees que no hemos tratado bien tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

9. Cookies

Solo usamos la cookie técnica de sesión. Lo explicamos en la política de cookies.

10. Cambios en esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos aquí la nueva versión con su fecha.

11. Contacto

Para cualquier consulta sobre privacidad, escríbenos a info@mailassist.app.